Muchas personas dirán que la esencia de un evento es la experiencia que se saca de él, vivirlo en primera persona, utilizar los cinco sentidos para sacar la vivencia completa. No les falta razón, pero, en tiempos de crisis, el que se adapta es el que sobrevive.
Como ya hemos hablado anteriormente en otros posts, el de los eventos ha sido uno de los sectores más castigados por la pandemia. Debido a las olas de contagios y a las medidas de seguridad, sigue siendo uno de los sectores que más incertidumbre acarrea. Sin embargo, la rapidez con la que las empresas se han adaptado a las diferentes situaciones en la pandemia ha sido asombrosa. Ser flexibles ha sido la clave para seguir teniendo éxito en tiempos delicados y en los eventos, esta adecuación a las circunstancias se ha visto reflejada principalmente por la mudanza a lo digital.
Este reto ha dado como resultado un salto exponencial en la creatividad de los responsables de eventos, intentando que esa experiencia de la que hablábamos al principio se viva de la forma más similar posible.
Ahora, que parece que estamos viendo la luz al final del túnel, estamos en un momento delicado en el que no estamos aún del todo fuera, pero hemos crecido y evolucionado. En esa línea, mucha gente se pregunta ¿cómo puedo hacer que mi evento sea lo más parecido a lo que ya existía antes de la pandemia, pero aportando la seguridad que mis clientes necesitan?
Aportar valor
En primer lugar, la clave más importante a la hora de organizar un evento es saber cuál es el valor que queremos aportar. ¿Hacer networking? ¿Vender un producto? ¿Dar a conocer un proyecto?
Una vez tenemos claro este punto habrá que valorar de qué maneras podremos cumplir este objetivo. Nótese que hemos dicho “maneras”, en plural, ya que, en momentos de incertidumbre, es necesario tener tantos planes como letras tiene el abecedario, listos para salir airosos de cualquier situación.
Por ejemplo, si el objetivo del evento es vender un producto, ¿puedo enviar una muestra de dicho producto al público online? ¿cómo consigo que el público presencial “viva” el producto? Si no puedo celebrar el evento presencial, ¿el público vivirá una experiencia novedosa desde sus ordenadores?
Plataformas digitales
El uso de plataformas especializadas ha facilitado en los momentos más duros de la crisis que el mundo de los eventos resistiera como Astérix al César.
Con el fin de darle al público alternativas para que pueda participar de la manera en la que se sienta más cómodo -o sus circunstancias lo permitan- se puede habilitar una parte online, pero incluyendo poco a poco la “normalidad” del público presencial.
Además, disponer de este mundo que las herramientas digitales nos permiten conseguirán que, en caso de imprevisto, sea mucho más sencillo migrar el evento al pequeño mundo digital que ya teníamos preparado.
El evento como vivencia
La clave es crear estrategias para que los asistentes recuerden la experiencia independientemente de dónde la hayan vivido. Hacer que recuerden cómo se sintieron, qué escucharon, vieron o incluso olieron hará que se mantenga en su recuerdo y asocien la experiencia ala marca.
Si se asiste de forma presencial, habrá que marcar unos factores que harán que ese evento sea inolvidable. Esos factores se deberán adaptar al mundo online, de forma que desde la pantalla seamos capaces de involucrarnos de igual medida.
Seguridad, ante todo
Todo esto, como hemos mencionado antes, es maravilloso siempre y cuando no nos olvidemos del limbo en el que nos encontramos ahora. Aportar las medidas de seguridad necesarias será siempre responsabilidad de la empresa organizadora. Mantener estas medidas actualizadas y a conocimiento del usuario hará que tanto el público como el cliente gane confianza en la empresa y esté dispuesto a “arriesgarse”.
Como organizadores de eventos, hemos de tener claro el punto de inicio y los objetivos de cada proyecto. De esta forma, podremos crear todas las estrategias necesarias para cumplirlos, adaptándonos a esta y las posibles crisis que vengan en el futuro.
En resumen, como dice el refrán: “más vale prevenir que curar”, y aunque las circunstancias mejoren siempre tenemos que acordarnos del pasado siendo conscientes en que hay ocasiones que el mundo para y no nos puede pillar desprevenidos.
