El sector de los eventos ha sido uno de los más maltratados durante estos dos años de pandemia. El confinamiento, las restricciones, el distanciamiento social y las incesantes olas han hecho mella en un sector que ha sufrido mucho para poder adaptarse a los tiempos que corren. La pérdida de la presencialidad se ha notado en prácticamente todo el panorama laboral: reuniones, eventos, ir a la oficina, celebraciones, cenas y comidas de empresa, etcétera.
La adaptabilidad de los eventos ha sido muy rápida, y muchas empresas no han podido sobreponerse a la pandemia al no poder ofrecer alternativas interesantes que pudieran servir como componente de valor ante la falta de presencialidad.
Durante 2020 y 2021 explotó el uso de plataformas de vídeo conferencias, las cuales han multiplicado su negocio exponencialmente debido a la situación pandémica. Herramientas como Zoom, Teams, Virtway, Go To Webinar o Google Meet han resultado claves para las reuniones y para la celebración de eventos online que pudieran suplir de alguna manera los encuentros presenciales.
Los primeros que han optado por derivar sus encuentros físicos a entornos virtuales son los que más rédito han sacado de la situación. Si bien el beneficio económico se ha reducido bastante, ha conseguido mantenerse con la suficiente actividad para salir adelante. Además, aquellas empresas que tenían bien filtradas y segmentadas sus bases de datos y que han conseguido crear contenido específico para su público, han visto cómo sus visualizaciones, visitas y notoriedad han crecido en porcentajes altísimos.
El desarrollo de estas plataformas hace que cada vez sea más fácil organizar eventos, técnicamente muy complejos, consiguiendo que la realización de un evento online sea el plan A de muchas empresas. Como ejemplo, hoy en día existen plataformas (como Virtway) que utilizan tecnología capaz de generar un avatar virtual del asistente, el cual se puede mover como lo haría en un evento presencial, pero por un espacio virtual, acercándose a stands, o incluso entrando en salones independientes donde escuchar una conferencia mientras tienen lugar otras.
A lo largo del 2022, seguiremos viendo el desarrollo de plataformas apoyadas por tecnología de realidad virtual e inteligencia artificial, lo cual hará más accesible y simulará la experiencia del networking 'pre-pandemia'. Todo el desarrollo de nuevas tecnologías que permite tener una experiencia satisfactoria en un evento online pone en valor la labor de los técnicos que se encargan de construir y mantener estas ventanas virtuales. Los profesionales y empresas con buena formación, experiencia y resultados en este tipo de eventos y capaces de aportar estas experiencias aumentarán su valor de manera exponencial.
Eventos híbridos
Sin embargo, 2022 deja una tendencia clara: el agotamiento de los eventos online. Las empresas han sobre explotado la utilización de los eventos online y de los webinars, con lo cual la sociedad y la audiencia están experimentando unos síntomas de agotamiento que crecen a pasos agigantados.
Nuevamente toca adaptarse y conseguir un aliciente para continuar con la celebración de los eventos. En esta adaptación hay un ganador claro: los eventos híbridos. Esta tipología de encuentros permite recuperar una presencialidad (a una escala menor) muy necesaria para los speakers e invitados a los eventos que quieren recuperar el networking y el desarrollo de relaciones institucionales. Al mismo tiempo, la audiencia cultivada durante los dos pasados años durante la celebración de encuentros virtuales.
Además, la tendencia de realizar eventos online e híbridos hace posible que personalidades muy interesantes y relevantes para el evento en cuestión puedan asistir, cuando previamente en un evento presencial no hubieran podido atender por razones de agenda o dinero. Respecto al público, la realización de un evento en el que exista la posibilidad de asistir en remoto también facilita mucho la asistencia y el éxito de este. Los eventos sin un público que viva la experiencia no son nada. Las empresas deben actualizarse para facilitar la participación del máximo número de gente posible.
Muchos trabajadores se han ido de las grandes ciudades al tener la posibilidad de trabajar en remoto, con lo que asistir de manera presencial a eventos puede suponer un reto importante. Cuanto más capaces seamos de acercar el acto al público, mejor respuesta tendremos.
Por supuesto, todos estos avances no tendrían cabida si la seguridad no fuera de la mano. Al aumentar la realización de eventos en línea, también aumenta la cantidad de tráfico de datos en las plataformas y nubes. Este es un hecho que atrae a los hackers, que esperan algún fallo en estas para poder hacerse con información personal de los usuarios. La alianza de las empresas con organizaciones expertas en ciberseguridad que aporten confianza con los datos de los clientes y que tengan una reacción rápida en caso de ataque, es un punto de valor seguro para los asistentes.
Sin embargo, en tiempos de Covid, la seguridad sanitaria también es un factor decisivo a la hora de asistir o no a un evento. Aunque la cantidad de eventos presenciales se ha reducido drásticamente, debemos de ser capaces de mantener los protocolos de sanidad actualizados constantemente y siendo ejecutados. Algunas claves serían aportar el material médico e higiénico imprescindible, la distancia de seguridad y la separación de espacios siempre que sea posible.
En resumen, los eventos que se lleven a cabo en este 2022, tendrán unas características comunes que los harán más seguros, modernos y accesibles que los que se realizaban antes de la pandemia. Se seguirán desarrollando tecnologías para conseguir que la cercanía de los eventos presenciales se pierda lo mínimo posible y permitirán la flexibilidad de la asistencia desde cualquier parte, siendo posible que a un mismo evento se pueda asistir de forma presencial y virtual. Todos estos eventos estarán arropados por protocolos de seguridad, tanto informática como sanitaria que permitirá que los asistentes confíen en nosotros como organizadores.
